Que es la firma digital y cómo puede ayudarte

Muchas personas aún imprimen su documentación para firmarla. Este proceso toma tiempo. Además, consume papel, tinta y el uso de la impresora. Después de firmar, escanean el documento y lo envían de vuelta. Es un proceso largo. Ahora hay una forma mejor de hacerlo.

Las firmas digitales te permiten firmar un archivo sin imprimirlo. Puedes abrir el archivo, añadir tu firma y enviarlo de vuelta. Todo desde tu ordenador o teléfono. No necesitas usar un bolígrafo ni un escáner. Es más rápido, más limpio y más seguro.

Firma digital: idea básica

Comencemos por qué firma digital que es y para que sirve. Una firma digital es un medio estándar de firmar los documentos digitales. Indica que una persona ha aprobado el archivo. También comprueba que el archivo no ha sido editado desde su fecha de firma.

Las firmas digitales se utilizan para muchos tipos de documentos. Los contratos, formularios, cartas y acuerdos legales se pueden firmar de esta manera. Esto ahorra mucho tiempo. Las firmas digitales también ayudan a reducir la impresión. Puedes firmar desde casa o mientras viajas. Muchas personas las utilizan a diario.

Uso legal de las firmas digitales

En muchos países, las firmas digitales están aceptadas por ley. Se consideran tan válidas como las firmas manuscritas. Por ejemplo, en la Unión Europea, el reglamento eIDAS otorga estatus legal a las firmas digitales. En Estados Unidos, leyes como ESIGN y UETA también las respaldan.

Por lo tanto, cuando sé firmar documento con una firma digital, el documento es válido en muchos lugares. Se utiliza en bancos, bufetes de abogados, escuelas y servicios públicos. Incluso los formularios gubernamentales se firman ahora digitalmente en algunos países.

Cómo funciona la firma digital

A menudo, la gente quiere saber como funciona firma digital. Aquí tienes una explicación sencilla: una firma digital utiliza un par de claves criptográficas.

Cuando firmas un archivo, tu clave privada deja una marca única en él. Esta marca es como tu huella dactilar. El software adjunta esta marca al archivo. Cualquiera que tenga su clave pública puede comprobar el archivo. Puede confirmar dos cosas:

• El documento procede de usted.

• No se ha modificado después de que lo firmara.

Si alguien edita el archivo, crear firma digital deja de ser válida. Esto ayuda a proteger el documento. Lo mantiene a salvo de modificaciones.

Por qué se utilizan las firmas digitales

Hay muchas razones para utilizar que es la firma digital:

• Ahorras tiempo.

• No necesitas imprimir.

• No necesitas un escáner.

• Puedes firmar desde cualquier lugar.

• Evitas retrasos.

• Proteges el documento de modificaciones.

Las firmas digitales se utilizan en oficinas, en casa y durante los viajes. Las empresas las utilizan para el trabajo diario. Los particulares las utilizan para pequeñas tareas. Son útiles en todas las situaciones en las que necesitas firmar documento.

Ejemplos de uso

Veamos algunos ejemplos de la vida real. 

1. Una empresa envía una oferta de trabajo a un candidato. El candidato la firma digitalmente y la devuelve en cuestión de minutos. 

2. Un propietario envía un contrato de alquiler a un inquilino. El inquilino lo firma en línea sin necesidad de imprimirlo.

3. Un abogado comparte un contrato con un cliente. El cliente lo firma de forma segura utilizando una herramienta digital.

4. Un profesor envía un formulario de autorización a un padre. El padre lo firma en su teléfono.

Son casos sencillos, pero muestran lo útiles que son las firmas digitales. Ayudan a que las tareas diarias sean más rápidas y fáciles.

Firmas digitales frente a firmas electrónicas

Algunas personas confunden las firmas digitales con las electrónicas. No son lo mismo. Una firma electrónica es cualquier tipo de marca que muestra la aprobación. Puede ser un nombre escrito a máquina o una imagen escaneada. Una firma digital es más avanzada. Utiliza cifrado. También protege el documento contra cambios. Crea una marca rastreable que otros pueden verificar. Por lo tanto, si desea mayor seguridad, utilice una firma digital.

Firmar un documento en línea

Puedes firmar electrónicamente documentos de diferentes maneras. Una forma es escribir su nombre. Otra es dibujar su firma con el ratón o el dedo. También puede cargar una imagen de su firma. Algunas herramientas ofrecen opciones aún más seguras. Por ejemplo, añaden una marca de tiempo. Esto muestra cuándo lo firmó. Otras le permiten solicitar firmas de varias personas.

Si desea firmar un PDF, puede utilizar PDF Guru. Es una sencilla herramienta en línea. Carga su archivo, lo firma y descarga la versión firmada. No necesita instalar nada. Puedes utilizarlo desde cualquier dispositivo.

Conclusión 

Las firmas digitales son útiles y seguras. Le ayudan a firmar documentos sin necesidad de imprimirlos. Ahorran tiempo y reducen el uso de papel. Herramientas como PDF Guru facilitan el proceso para todos.